Work Management Application

Hey !

De plus en plus de clients mettent en place le Work Management Service Application (WMA) mais souvent les tâches agrégées posent problème…

Aussi je vous propose de voir un peu plus en détails de quoi il s’agit, et vous donner quelques « trucs » que l’on appelle aussi des Best Practice.

C’est quoi le « Tâches » / « Tasks » sur mon profil SharePoint ?

 

Dans SharePoint, la liste des tâches agrège et vous montre toutes les tâches qui sont assigné à l’utilisateur connecté (tâches de Workflow, Liste, …)

C’est dispo dans SharePoint Online également.

 

A quoi ça sert ?

Dans les versions précédentes de SharePoint, l’utilisateur devait se connecter à l’ensemble des systèmes (Exchange, Project, …) pour connaitre ses tâches affectées. Il n’y avait aucune coordination et les alertes provenaient de tous les systèmes

Schématiquement nous avions ceci :

 

Maintenant l’ensemble est stocké à un seul endroitJ, l’utilisateur ce connecte à son site, et visionne les tâches à effectuer en un point central, schématiquement nous avons :

 

C’est quoi l’avantage ?

• Avoir l’ensemble de ces tâches à un seul et unique endroit,
• Avoir une timeline dynamique agrégeant l’ensemble des tâches,
• Synchronisation avec Outlook (Uniquement avec Exchange 2013)

  http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj554516.aspx

• Catégorisation des tâches,
• Possibilité de marquer les tâches importantes,
• Rechercher parmis les tâches,

Ca fonctionne comment ?

Comme tout dans SharePoint via à Service, le WMA (Work Management Application)

Ce nouveau service fourni avec SharePoint 2013 offre les fonctionnalités suivantes à un seul endroit du portail :

• Donne la possibilité à l’utilisateur de visionner et suivre ses actions (todo list)
• Agrégation des tâches outlook, project et sharepoint (Merci Exchange 2013)
• Basé sur un fournisseur afin de connecter d’autres systèmes

Pour que tout se passe bien il faut :

1. Pour l’agrégation de tâches SharePoint et Project dans le Newsfeed :
   1. WMA
   2. User Profile Service Application
   3. My Site SharePoint
   4. Search Service Application

       

2. Pour l’agrégation des tâches exchange il faut tout le 1. Plus :
   1. Exchange 2013

Comment ca se configure ?

1. Création et paramétrage d’un SSA (Search Service App)
2. Création et paramétrage du MySite Host
3. Création et configuration de l’UPSA (User Profile Service App)
4. Création du Work Management Service App (WMA)
5. Création d’un sites SharePoint ou Project
6. Assigner des tâches
7. Faire un Crawl !
   

Attention si vous avez un project serveur associé à SharePoint 2013, considérer les points suivants :

1. Créer WMA dans un Application Pool trusté par Project Server c’est plus simple pour provisionner les sites PWA APRES que le WMA soit créé.
2. Si le PWA existe déjà, vous devrez donner les droits manuellement au compte WMA sur la base de données de Project Server (PSDataAccess role)

Le souci courant

SharePoint ne rafraichi pas les tâches… et reste en 1901…

Problème 1

Symptômes

Solution

Donner les droits au compte qui est en Full Control sur le WMA, le full control sur l’UPSA

Voici la configuration de l’UPSA

 

Et celle du WMA

 

Problème 2

Symptômes

L’agrégation ne fonctionne pas

Essayer sur un nouveau site, nouvelle liste, nouvel utilisateur.

Les tâches sont assignées mais rien n’apparait dans les tâches du MySite

Même si vous attendez plusieurs heures

 

Solution

Le processus n’est pas réellement documenté mais il peut s’agir d’un contrôle temporel, donc lié à la recherche, plus précisément au Crawl

Vérifier que l’utilisateur à bien un MySite, que ces tâches sont rafraichies, et surtout d’un crawl ai eu lieu

Vérifier que la recherche fonctionne,

Vérifié également que l’utilisateur à bien accès aux tâches de la liste, s’il n’a pas la permission de les voir, rien ne s’affichera…

Vérifier le Crawl Continu pour les sites SharePoint, et gérer les intervalles de temps du Crawl Continu :

$ssa= get-spenterprisesearchserviceapplication

$ssa.SetProperty(« ContinuousCrawlInterval »,x)

X étant le nombre de minutes entre chaque intervalle (par default il est de 15min), le plus court est de 1minute.

A Savoir

L’agrégation multi ferme du WMA n’est pas supportée même si la ferme est dans le même domaine.

La configuration ne s’effectue qu’en PShell

Pas d’option dans la CA

Set-SPWorkManagementServiceApplication

Les paramètres les plus importants sont en Jaune et Rouge

Paramètre	Obligatoire	Description
Identity	Obligatoire	Spécifie l’application de service à mettre à jour. Le type doit correspondre à un GUID valide au format 12345678-90ab-cdef-1234-567890bcdefgh, un nom d’application de service de paramètres d’abonnement valide (par exemple SubSettingsApp1), ou une instance d’un objet SPWorkManagementServiceApplication valide
ApplicationPool	Facultatif	Spécifie le nom d’un pool d’applications à utiliser ; par exemple, SharePoint – 1213. Si aucune valeur n’est spécifiée, le pool d’applications par défaut est utilisé.
AssignmentCollection	Facultatif	Gère les objets de manière à optimiser leur libération. L’utilisation d’objets, tels que SPWeb ou SPSite, peut consommer des quantités de mémoire élevées et le recours à ces objets dans des scripts Windows PowerShell implique une gestion appropriée de la mémoire. À l’aide de l’objet SPAssignment, vous pouvez affecter des objets à une variable et les libérer dès qu’ils ne sont plus nécessaires afin de libérer de la mémoire. Lorsque les objets SPWeb, SPSite ou SPSiteAdministration sont utilisés, ils sont automatiquement libérés si une collection d’attributions ou le paramètre Global ne sont pas utilisés. Remarque : Lorsque le paramètre Global est utilisé, tous les objets sont contenus dans le magasin global. Si des objets ne sont pas utilisés immédiatement ou libérés à l’aide de la commande Stop-SPAssignment, un scénario d’insuffisance de mémoire peut se produire.
Confirm	Facultatif	Vous demande confirmation avant d’exécuter la commande. Pour plus d’informations, tapez la commande suivante : get-help about_commonparameters
MinimumTimeBetweenEwsSyncSubscriptionSearches	Facultatif	Spécifie le délai minimal (en minutes) pour trouver de nouveaux clients qui veulent synchroniser des tâches liées aux services web Exchange. Chaque client doit être trouvé une seule fois à l’aide de cette routine. Les utilisateurs de ce client seront inclus lors de la prochaine synchronisation de client.
MinimumTimeBetweenProviderRefreshes	Facultatif	Spécifie le délai minimal (en minutes) entre les actualisations d’un fournisseur pour un utilisateur donné. Il ne peut pas y avoir d’actualisation des données si la valeur n’est pas atteinte et si toutes les opérations d’actualisation contiennent une valeur Null avant une actualisation. La valeur par défaut est 5 minutes.
MinimumTimeBetweenSearchQueries	Facultatif	Spécifie le délai minimal (en heures) entre les demandes de recherche pour un utilisateur donné. Ce paramètre sert à découvrir les nouveaux fournisseurs inconnus afin de leur affecter des tâches pour cet utilisateur. La valeur par défaut est 3 heures.
Name	Facultatif	Spécifie le nom de l’application de service Gestion du travail.
NumberOfSubscriptionSyncsPerEwsSyncRun	Facultatif	Spécifie le délai minimal (en minutes) entre les recherches d’un nouveau client pour la synchronisation des tâches liées aux services web Exchange. Chaque client doit être trouvé une seule fois à l’aide de cette méthode. La valeur par défaut est 30 minutes.
NumberOfUsersEwsSyncWillProcessAtOnce	Facultatif	Spécifie le nombre maximal d’utilisateurs qu’un ordinateur d’une instance de service doit synchroniser à l’aide des services web Exchange en une seule fois parmi tous les clients. Ceci a une influence directe sur la charge de l’ordinateur. Chaque synchronisation dure 45 secondes (constante). La valeur par défaut est 10.
NumberOfUsersPerEwsSyncBatch	Facultatif	Spécifie le nombre maximal d’utilisateurs qu’une instance de service tentera de synchroniser sur un client donné à l’aide des services web Exchange en fonction de l’intervalle du travail du minuteur. La valeur par défaut est 100.
WhatIf	Facultatif	Affiche un message qui explique l’effet de la commande au lieu de l’exécuter. Pour plus d’informations, tapez la commande suivante : get-help about_commonparameters

 

Concernant l’agrégation des tâches exchange, elles tournent via un Job SharePoint configuré pour fonctionner toutes les minutes.

C’est SharePoint qui appel Exchange, plus simple en terme de configuration, et nécessité uniquement un seul trust.

Par défaut la fonction de ferme est activée

Une fois configurer les utilisateurs peuvent alors utiliser la nouvelle action du ruban :

 

Recommandations

Si Exchange 2013 ne fait pas parti de votre SI, alors il est recommandé de désactiver la fonction d’agrégation de la ferme SharePoint afin de ne pas perturber plus l’utilisateur.

Le bouton Sync to Outlook n’apparaitra pas, et le bouton Connect to Outlook le remplacera.

Pour plus de détail je vous invite a lire le White Paper suivant : https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38799

« My Tasks Aggregation in SharePoint Server and ExchangeTask Integration«