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Access Services 2013

10 octobre 2012 2 commentaires

Hey folks !

Dans cet article je vais vous parler d’Access, jusque-là ça devrait aller, donc parlons de Access 2013 (ahhhh) et plus précisément de SharePoint 2013 et d’Access 2013 à travers les Apps.

Si vous aussi vous avez eu des problèmes d’installation, des fausses joies lorsque Access envoie le tout vers SharePoint, puis qu’une fois sur le site SharePoint, vous voyez bien votre apps, mais avec quelques problèmes … Et bien nous allons démystifier tout ça maintenant à travers quelques copie d’écran J

Tout d’abord coté pré requis :

  • SharePoint Server 2013
  • Access 2013
  • SQL 2008 R2 SP1, ou SQL 2012 et si vous voulez le SP1

Jusque-là je pense que tout le monde suit, continuons un peu plus dans la technique, et voici les éléments nécessaire pour que fonctionne bien du premier coup 🙂

Windows

Créer un domaine isolé

Les Apps, sujet d’actualité du moment, et nouveau modèle applicatif de SharePoint, il est nécessaire de configurer un domaine isolé dédié aux apps. Voici la procédure :

http://technet.microsoft.com/en-us/library/fp161236%28v=office.15%29.aspx

 

SQL

Configurer SQL Server pour Access Services

Tout d’abord les fonctionnalités suivantes doivent être installées :

  • Database Engine Services
  • Full-Text and Semantic Extractions for Search
  • SQL Management Tools
  • Client Tools Connectivity

Si SQL est déjà installé, vous pouvez simplement ajouter ces fonctions via le setup.


Voici les fonctionnalités nécessaires au minimum:

– DataBase Engine Service

– Full-Text and semantic Extractions for Search

– Client Tools Connectivity

– Management Tools – Basic

– Management Tools – Complete

– SQL Client Connectivity SDK

Ensuite il faut activer la fonction « Enable Contained Databases » mettre la valeur à « true »

(Depuis le server management studio, click droit sur les propriétés du serveur)


Le mode de sécurité de SQL, il est nécessaire que la double authentification soit activée (Windows & SQL) car Access travail directement avec SQL et s’authentifie également de cette manière.


Ajuster les permissions du compte applicatif SharePoint.

Quand vous crééz un service applicative Access 2013, vous serez prompté pour savoir si vous souhaitez créer un nouveau pool d’application ou en utiliser un existant. L’identité du pool d’application doit avoir les droits de création de bases de données. Le compte que j’utilise en demo est spservice, ce compte doit donc avoir les rôles suivants:

  • dbcreator,
  • public,
  • securityadmin


Activer les Named Pipes & TCP/IP

Depuis la console de configuration de SQL, vous devez activer les protocols suivants :


Créer les règles pour le firewall,

Créer deux règles entrantes pour activer les ports 1433 et 1434 sur les instances SQL en TCP et en UDP. Activer ces règles pour les profils Domain et Private. Ce n’est pas utile pour le Public.




Une fois SQL correctement paramétré, passons à Access 2013

Coté SharePoint, il est maintenant nécessaire de configurer Access Services 2013

Depuis la console d’administration centrale de SharePoint

  • Manager services on server et vérifier que les services suivants sont bien démarré.
  • Access Services (this is the Access Services 2013 service)
  • Access Database Service 2010 (for viewing and modifying existing 2010 Access Web databases)
  • App Management Service
  • Microsoft SharePoint Foundation Subscription Settings Service
  • Secure Store Service


Si ce n’est pas le cas, ou si certain ne sont pas créer, créée les avec la procédure suivantes :

[http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/fp179923%28v=office.15%29.aspx]

Voir les scripts en PowerShell 🙂

Créer le Secure Store Service Application


Une fois que le Secure Store Service Application est créer il est possible que vous deviez effectuer un iisreset.

Générer une Secure Store Key


Assurez-vous que le service Secure Store est bien démarré.

Coté mémoire, surveillé bien, car il vous faut au minimum 5% de mémoire disponible sinon les appels WCF vont échouer…

Créer l’Access Services 2013 Service Application

On y est …. presque,

Créer un nouveau Access Services service application.  Il y a deux options, la première pour Access Services, et la seconde pour Access Services 2010.  Sélectionner Access Services 2013, la seconde option permet de vérifier le fonctionnement avec des applications Access 2010


Le nom de la base de données n’est pas automatiquement créer, car la logique serait d’utiliser un serveur SQL différent / une autre instance pour contenir les bases de données d’Access Services 2013.


Coté Access 2013

Lancer Access (Pas trop loin 🙂 ) sélectionner « Custom web app ».  Entrer un nom (celui de votre Apps) puis une URL là ou sera déployé l’Apps Access. Puis valider


Quelques instant plus tard, votre apps access est bien créée


Ouvrer l’app dans Access 2013, créer vos tables, et c’est parti ! (Il y a des template assez sympa pour commencer)


 

Sinon vous pouvez effectuer la création de l’apps depuis SharePoint même

> Add an Apps > (sur la 2ème page) > Access, donner lui un titre, patientez quelques secondes

 

What Did It Do?

Pourquoi tant de configuration dans SQL ? Que s’y passe t il ??

En fait lorsque vous créer une Apps Access, le service créer une base de données dans SQL et lui applique un ensemble de paramètes que nous avons défini, Certains de ces paramètres sont nécessaire au bon fonctionnement d’Access.


Si vous partez d’un template, ouvrez une des tables, et regarder de plus près la table Customers que vous venez de créer avec Access.


Dans Access Service 2010, les tables sont conerties en listes, les vues, en pages aspx, …

Dans Access Services 2013, fini le cirque de remise en forme, tout est en base de données donc dans SQL… Vous voyez pourquoi il est plutôt recommandé d’utiliser une instance différente de celle de SharePoint maintenant 😉

 

Enjoy & Have Fun !

 

 

Comment utiliser SharePoint & Access

Vous utilisez Access depuis pas mal de temps et vos équipes aussi.

Vous avez implémenté SharePoint 2010

Et bien cet article est pour vous !!

La dernière version d’Access (2010) on verra la v.15 plus tard qui est toujours sous NDA ;). La dernière version vous permet donc de publier votre travail sous SharePoint avec juste un clique !!

 

Qu’est-ce que vous pouvez faire avec Access ?

 

– Déplacer des données d’une base Access vers un site SharePoint
– Publier des bases de données vers un site SharePoint
– Ouvrir des formulaires & des rapports d’une base Access à travers SharePoint
– Utiliser Access pour ouvrir une liste SharePoint
– Utiliser Access en mode hors connexion pour accéder à vos listes SharePoint
–  Importer vos listes dans une base de données Access

Vous n’êtes toujours pas convaincu ? Alors voici quelques exemples de ce que des listes SharePoint peuvent faire que ne font pas les tables Access

1) Tout d’abord un accès en mode hors-ligne
Avec Access il est nécessaire de maintenir une connexion active (cf modèle ODBC) pas avec SharePoint. Les tables SharePoint sont beaucoup plus tolérantes aux déconnexions.

2) Réplication intégrée
Mieux encore, lorsque les utilisateurs disposent d’une connexion rétablie, ils peuvent synchroniser leurs modifications sans aucune configuration !

3) Modifications de la conception
Avec une multitude de tables dans Access, pour modifier le schéma ou mettre à jour vos tables vous devez constamment switcher entre Access et votre SGBD. Par exemple pour l’ajout d’un nouveau champ, il est nécessaire de faire un petit ALTER TABLE, puis revenir à nos données, et les mettre à jour.

Avec des listes SharePoint, vous allez pouvoir ajouter des champs sans quitter votre application !

4) Versioning automatique
SharePoint est conçu afin de fournir la possibilité de récupérer des données, et faire du versioning. Chaque fois que vous supprimez un élément de liste, il n’a pas réellement supprimé mais plutôt déplacé dans une corbeille qui permet à l’utilisateur d’annuler la suppression accidentelle et par la suite de le restaurer. SharePoint possède également un deuxième niveau de corbeille accessible aux administrateurs permettant ainsi de récupérer des données. SharePoint prend également en charge  le versioning des données et possède des outils pour suivre toutes les modifications apportées aux données enregistrées dans la liste.

Pour faire un parallèle voici comment vous allez retrouver vos données Access dans SharePoint:
– Access Forms => page .aspx
– Access Tables => Tables SharePoint
– Access macros => Workflows SharePoint

 

Comment exploiter mes données ?

 

(1) Grâce au système Microsoft Office et à SharePoint , vous pouvez utiliser plusieurs types de données externes, y compris les données LOB, les sources de données Office et les fichiers plats.

(2) SharePoint Server dispose de nombreux composants conçus pour manipuler les données externes de différentes manières.
(3) Vous pouvez accéder à ces données externes via un programme bureautique Office ou un navigateur, tel que Windows Internet Explorer.

Un peu de pratique

 

Ici j’utiliserai un modèle Access de type liste de contact, mais vous pouvez également effectuer les manipulations décrites plus bas correspondant à la publication sur Access Service avec des bases beaucoup plus importante, (les vôtres) ou bien tester le tout avec des samples comme la base de Northwind Traders.
Imaginons que nous avons une base de données avec un ensemble de contact
Publions l’ensemble de nos contacts dans une liste SharePoint:
Sélectionner exporter « SharePoint List », ouis sélectionner une URL proposé par le wizard, et faites suivant:
Access va ce charger d’aller créer l’ensemble des listes nécessaires dans SharePoint (en fonction du nombre de tables que vous utilisez)
Voici ma table d’exemple exporter dans SharePoint avec l’ensemble des champs utilisé dans SharePoint.
Nous ferons attention à la colonne générée _OldID
Pourquoi ce champ _OldId ?
Ce champs n’est pas à supprimer, il correspond à l’ancien ID que vous avez utilisé dans votre schéma de base Access. Sauf que SharePoint gère ces propres ID à la création d’un éléments dans une liste. Voici un exemple concret:

L’utilisateur publie une base de donnée dans une liste SharePoint.
Comme vous le savez, toutes les tables Access sont convertibles en listes SharePoint. Et comme la liste SharePoint à un champs ID de type « NuméroAuto » pour chaque enregistrement (notre ID SharePoint).
L’ancien nom ID d’Access est donc renommé en _OldID, SharePoint ne pouvant pas contenir les données de l’ancien champ ID, il passe donc les anciennes données dans le champ _OldId.

En bref, la raison pour laquelle nous conservons _OldID est qu’il contient les données de clé primaire existantes. Si vous pensez que ce champ n’est pas utile et est sans importance, vous pouvez supprimer la colonne SharePoint (Cependant, je vous conseillerai vivement de la conserver dans le bénéfice du doute)

Publication avec Access Service
Une fois vos données affichées dans Access,
Save & Publish > Publish to Access Services > Entrer une URL et le nom d’un site puis sélectionner Publish to Access Services à droite.
Une fois l’ensemble mis à jour, valider l’écran suivant:
Rendez-vous ensuite sur votre site, vous devriez avoir l’écran suivant:
Patientez pendant la création des tables côtés SharePoint,
Si vous souhaitez voir l’avancement, sélectionner depuis Option (en haut) Settings:
Vous verrez alors des éléments (Not Created) … il suffit d’attendre quelques instants puis de rafraichir la page quelques minutes après un café 🙂
Une fois terminé depuis votre site voilà ce que nous obtenons:
Depuis SharePoint:
Depuis Access:
L’ensemble des forms d’Access sont donc accessible dans SharePoint (mes utilisateurs n’auront plus besoin de lancer des macros (qui seront traduites en flux de travail SharePoint) d’ouvrir différents formulaires depuis leur application cliente lourde Access mais pourront utiliser Access Services)

Si vous souhaitez aller loin:

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/CH010174146.aspx

Enjoy & Have fun !

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