L’archivage et Microsoft 365

Hi folks,

Mettre en place l’archivage dans Microsoft 365 revêt une importance cruciale pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela garantit une gestion efficace des données en permettant leur préservation à long terme, favorisant ainsi la conformité aux réglementations légales et aux normes de l’industrie. De plus, l’archivage contribue à libérer l’espace de stockage dans les boîtes aux lettres principales, optimisant ainsi les performances du système. En offrant une visibilité et un accès rapides aux données archivées, cette fonctionnalité facilite également la recherche et la récupération d’informations cruciales. En somme, l’archivage dans Microsoft 365 constitue une stratégie proactive pour assurer la sécurité, la conformité et la gestion efficiente des données au sein de votre environnement professionnel.

La solution la plus simple pour un archivage dans 365 est d’utiliser les options de rétention à travers des Tags.

Ces même Tags sont alors associé à une règle, que vous appliquerez aux boites en question, ou à l’ensemble des utilisateurs.

Dans le cas présent nous allons voir comment archiver une BAL de 95Gb afin de libérer de l’espace.

La première chose à faire est donc de créer votre tag

Ma règle est la suivante : Tout mail reçu agé de 1jours (oui c’est de la démo…) ira en archive

/!\ Les policies de type personnal sont laissées a la main de l’utilisateur, donc si votre policie doit etre appliquée à tout les utilisateurs (a qui la règle est appliqué (étape 3) alors choisissez default mode)

https://compliance.microsoft.com/exchangeinformationgovernance

La seconde est de créer la policie associée :

La création de la policie est simple, c’est un nom et un Tag (celui de l’étape 1)

Troisième étape : Associer la policie à une BAL en particulier

Ici nous allons choisir d’appliquer la règle Default 1 Day Archive à la boite de Bill.

Alors bien évidemment il est nécessaire que l’archivage soit actif sur la BAL de l’utilisateur, sinon, il ne ce passera rien …

Tout les éléments sont presque bons.

Noter que par défaut l’assistant de gestion des folders (la cmdlet qui organise le contenu des BALs) peut prendre jusqu’à 7 jours et ne s’exécutera que sur des BALs avec un volume > 100Mb (le chiffre est a vérifier) Puis faire de l’archivage pour 100Mb … c’est une question de gouvernance et donc un autre sujet.

Avant d’aller un peu plus loin, il faut comprendre l’archivage des BALs.

Par défaut vous disposez d’une boite de xGB 50 ou 100Gb en fonction de vos licences et d’une boite d’archive équivalente. Lors de l’archivage, la structure de votre BAL est conservée, folder, sous folder, etc. … pour être le réplicas de votre BAL primaire. Ce qui est plus simple pour les utilisateurs lors d’une recherche.

La partie extra storage arrive uniquement si vous activez l’option de « AutoExpandingArchiveEnabled » vous permettant alors d’aller jusqu’a 1,5Tb de storage additionnel, mais noté que si vous êtes à 1,5Tb de mails archivés la BAL s’arrêtera de fonctionner, et qu’avoir autant de mails suppose des problèmes de gestion et un mauvais usage de la BAL. Qui ouvrirai un fichier texte de 1Tb ?

Donc nous avons ici une boite mail de 95Gb et nous voulons la réduire avec de l’archivage, et bien let’s go, voici quelques cmdlet qui vont vous aider :

Vérifions déjà si la rétention est bien positionnée : get-mailbox bill@nokh.fr | fl *ret*

Parfait – la règle de Default 1 Day Archive est présente. Y’a plus qu’a … MAIS vérifier également que les autres paramètres de rétention soient à « FALSE » et principalement le « RententionHoldEnabled »

Si RetentionHoldEnabled a la valeur True, l’Assistant Dossier managé continue de traiter la stratégie de rétention MRM sur la boîte aux lettres (y compris l’application de balises de rétention aux éléments), mais elle n’expire pas dans les dossiers visibles par l’utilisateur (c’est-à-dire, dans les dossiers de la sous-arborescence IPM de la boîte aux lettres). Toutefois, l’Assistant Dossier managé continue de traiter les éléments du dossier Éléments récupérables, y compris la purge des éléments arrivés à expiration.

/!\ Par conséquent, définir ElcProcessingDisabled sur True est plus restrictif et a plus de conséquences que de définir la propriété RetentionHoldEnabled sur True.

L’option ElcProcessingDisabled est une autre propriété de boîte aux lettres liée au traitement d’une boîte aux lettres par l’Assistant Dossier managé (la valeur par défaut de cette propriété est False). Lorsque la propriété ElcProcessingDisabled est définie sur True (à l’aide de la Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true commande ), elle empêche l’Assistant Dossier managé de traiter la boîte aux lettres. Ainsi, en plus de ne pas traiter la stratégie de rétention MRM, les autres fonctions effectuées par l’Assistant Dossier managé, telles que l’expiration des éléments dans le dossier Éléments récupérables en les marquant pour suppression définitive, ne seront pas effectuées.

Start-ManagedFolderAssistant bill@nokh.fr pour lancer les jobs d’archivage défini pour la boite de bill.

Si jamais cela ne fonctionne pas, vous pouvez passer par le ExchangeGUID

get-mailbox bill@nokh.fr | fl *guid*

Start-ManagedFolderAssistant <ExchangeGUID>

Alors parfois vous aurez besoin de savoir si le job c’est bien déroulé

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs bill@nokh.fr -ExtendedProperties
$xmlprops = xml
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Ce qui va nous intéresser ici est le LastSuccessTimeStamp, permettant d’être 100% certain que le job est passé !

Un élément intéressant, mais surtout lié à PowerShell est de créer une routine d’export sous forme de report pour savoir quand est-ce que le job est passé pour la dernière fois pour les BAL disposant d’une archive, car je le rappel, meme si la MRM est configurée, mais que vous ne disposer pas d’archive active, … rien ne se passera.

Allez voici le résultat, vous constaterez que les structures sont conservés, et l’expérience utilisateur est conservée

Vous me direz, oui mais alors la différence avec le dossier archive ? Et bien aucun rapport avec de l’archivage, c’est un dossier … comme un autre

Tous les comptes ont accès à un dossier d’archivage. Pour les comptes Microsoft 365, Outlook.com et Exchange, le dossier d’archivage correspond à l’un des dossiers par défaut d’Outlook (par exemple, Boîte de réception, Éléments envoyés ou Éléments supprimés). Ce dossier ne peut pas être supprimé. Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange ou Exchange Online, les stratégies de dossier telles que les stratégies de rétention s’appliquent au dossier d’archivage.

L’utilisation du bouton Archiver pour déplacer des messages vers le dossier d’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres. Si vous devez réduire la taille de votre boîte aux lettres, vous pouvez utiliser l’archive en ligne dans Microsoft 365 pour les entreprises.

Stay tuned !