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Comment utiliser SharePoint & Access


Vous utilisez Access depuis pas mal de temps et vos équipes aussi.

Vous avez implémenté SharePoint 2010

Et bien cet article est pour vous !!

La dernière version d’Access (2010) on verra la v.15 plus tard qui est toujours sous NDA ;). La dernière version vous permet donc de publier votre travail sous SharePoint avec juste un clique !!

 

Qu’est-ce que vous pouvez faire avec Access ?

 

– Déplacer des données d’une base Access vers un site SharePoint
– Publier des bases de données vers un site SharePoint
– Ouvrir des formulaires & des rapports d’une base Access à travers SharePoint
– Utiliser Access pour ouvrir une liste SharePoint
– Utiliser Access en mode hors connexion pour accéder à vos listes SharePoint
–  Importer vos listes dans une base de données Access

Vous n’êtes toujours pas convaincu ? Alors voici quelques exemples de ce que des listes SharePoint peuvent faire que ne font pas les tables Access

1) Tout d’abord un accès en mode hors-ligne
Avec Access il est nécessaire de maintenir une connexion active (cf modèle ODBC) pas avec SharePoint. Les tables SharePoint sont beaucoup plus tolérantes aux déconnexions.

2) Réplication intégrée
Mieux encore, lorsque les utilisateurs disposent d’une connexion rétablie, ils peuvent synchroniser leurs modifications sans aucune configuration !

3) Modifications de la conception
Avec une multitude de tables dans Access, pour modifier le schéma ou mettre à jour vos tables vous devez constamment switcher entre Access et votre SGBD. Par exemple pour l’ajout d’un nouveau champ, il est nécessaire de faire un petit ALTER TABLE, puis revenir à nos données, et les mettre à jour.

Avec des listes SharePoint, vous allez pouvoir ajouter des champs sans quitter votre application !

4) Versioning automatique
SharePoint est conçu afin de fournir la possibilité de récupérer des données, et faire du versioning. Chaque fois que vous supprimez un élément de liste, il n’a pas réellement supprimé mais plutôt déplacé dans une corbeille qui permet à l’utilisateur d’annuler la suppression accidentelle et par la suite de le restaurer. SharePoint possède également un deuxième niveau de corbeille accessible aux administrateurs permettant ainsi de récupérer des données. SharePoint prend également en charge  le versioning des données et possède des outils pour suivre toutes les modifications apportées aux données enregistrées dans la liste.

Pour faire un parallèle voici comment vous allez retrouver vos données Access dans SharePoint:
– Access Forms => page .aspx
– Access Tables => Tables SharePoint
– Access macros => Workflows SharePoint

 

Comment exploiter mes données ?

 

(1) Grâce au système Microsoft Office et à SharePoint , vous pouvez utiliser plusieurs types de données externes, y compris les données LOB, les sources de données Office et les fichiers plats.

(2) SharePoint Server dispose de nombreux composants conçus pour manipuler les données externes de différentes manières.
(3) Vous pouvez accéder à ces données externes via un programme bureautique Office ou un navigateur, tel que Windows Internet Explorer.

Un peu de pratique

 

Ici j’utiliserai un modèle Access de type liste de contact, mais vous pouvez également effectuer les manipulations décrites plus bas correspondant à la publication sur Access Service avec des bases beaucoup plus importante, (les vôtres) ou bien tester le tout avec des samples comme la base de Northwind Traders.
Imaginons que nous avons une base de données avec un ensemble de contact
Publions l’ensemble de nos contacts dans une liste SharePoint:
Sélectionner exporter « SharePoint List », ouis sélectionner une URL proposé par le wizard, et faites suivant:
Access va ce charger d’aller créer l’ensemble des listes nécessaires dans SharePoint (en fonction du nombre de tables que vous utilisez)
Voici ma table d’exemple exporter dans SharePoint avec l’ensemble des champs utilisé dans SharePoint.
Nous ferons attention à la colonne générée _OldID
Pourquoi ce champ _OldId ?
Ce champs n’est pas à supprimer, il correspond à l’ancien ID que vous avez utilisé dans votre schéma de base Access. Sauf que SharePoint gère ces propres ID à la création d’un éléments dans une liste. Voici un exemple concret:

L’utilisateur publie une base de donnée dans une liste SharePoint.
Comme vous le savez, toutes les tables Access sont convertibles en listes SharePoint. Et comme la liste SharePoint à un champs ID de type « NuméroAuto » pour chaque enregistrement (notre ID SharePoint).
L’ancien nom ID d’Access est donc renommé en _OldID, SharePoint ne pouvant pas contenir les données de l’ancien champ ID, il passe donc les anciennes données dans le champ _OldId.

En bref, la raison pour laquelle nous conservons _OldID est qu’il contient les données de clé primaire existantes. Si vous pensez que ce champ n’est pas utile et est sans importance, vous pouvez supprimer la colonne SharePoint (Cependant, je vous conseillerai vivement de la conserver dans le bénéfice du doute)

Publication avec Access Service
Une fois vos données affichées dans Access,
Save & Publish > Publish to Access Services > Entrer une URL et le nom d’un site puis sélectionner Publish to Access Services à droite.
Une fois l’ensemble mis à jour, valider l’écran suivant:
Rendez-vous ensuite sur votre site, vous devriez avoir l’écran suivant:
Patientez pendant la création des tables côtés SharePoint,
Si vous souhaitez voir l’avancement, sélectionner depuis Option (en haut) Settings:
Vous verrez alors des éléments (Not Created) … il suffit d’attendre quelques instants puis de rafraichir la page quelques minutes après un café 🙂
Une fois terminé depuis votre site voilà ce que nous obtenons:
Depuis SharePoint:
Depuis Access:
L’ensemble des forms d’Access sont donc accessible dans SharePoint (mes utilisateurs n’auront plus besoin de lancer des macros (qui seront traduites en flux de travail SharePoint) d’ouvrir différents formulaires depuis leur application cliente lourde Access mais pourront utiliser Access Services)

Si vous souhaitez aller loin:

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/CH010174146.aspx

Enjoy & Have fun !

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